Het einde van het jaar nadert; bij veel organisaties staan de eindejaarsgesprekken weer op de agenda. Een belangrijk moment om terug te blikken op het afgelopen jaar en vooruit te kijken en plannen te maken voor het jaar dat komen gaat.
Wij geven een aantal voorbeelden hoe je een eindejaarsgesprek kunt houden en waar je op moet letten
Voor zowel managers als medewerkers vaak iets waar ze tegenop zien. Bovendien door tijdgebrek in de drukke maand december iets wat als een tijdrovend ‘moetje’ wordt gezien. De voorbereiding laat dan ook nogal eens te wensen over. Met als gevolg dat ook de effectiviteit te wensen overlaat. Een gemiste kans!
Hoe ga jij je gesprek in?
Wat kan je (zelf) doen om het eindejaarsgesprek (ook wel beoordelingsgesprek genoemd) goed voor te bereiden?
Wat kan je doen tijdens het gesprek?
Lees de tips voor leidinggevenden én tips voor medewerkers.
Een eindejaarsgesprek als leidinggevende voorbereiden
Wat je ter voorbereiding kan doen:
- Verdiep je in de beoordelingscriteria. Zet op een rij in hoeverre je medewerker voldoet aan de beoordelingscriteria en onderbouw dit.
- Pak het Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) van de werknemer erbij. Steeds meer bedrijven werken met een POP om de ontwikkeling van haar medewerkers te stimuleren en doelstellingen te formuleren voor de persoonlijke ontwikkeling. Tijdens het functioneringsgesprek bepaal je de doelstellingen; tijdens het beoordelingsgesprek geef je een oordeel over de resultaten en verbind je hier consequenties aan. Bereid dit zorgvuldig voor.
- Licht je werknemer tijdig en helder in over het doel van het gesprek. Zo weet hij wat hem te wachten staat en kan hij zich ook op het gesprek voorbereiden. Dit komt de effectiviteit ook weer ten goede.
Tijdens het eindejaarsgesprek:
- Hanteer een duidelijke agenda. Jij bent degene die het proces structuur geeft. Zorg ervoor dat je de agenda helder hebt en duidelijk aangeeft wat de insteek van het gesprek zal zijn.
- Verwar het eindejaarsgesprek niet met het functioneringsgesprek. Een eindejaarsgesprek is een beoordelingsgesprek en geen functioneringsgesprek. Dit betekent dat de uitkomst van het gesprek van invloed kan zijn op de arbeidsvoorwaarden. Communiceer dit ook naar je werknemer.
- Wees duidelijk over je beoordeling. Ook als de beoordeling niet positief is – en juist dan-: breng de boodschap helder en duidelijk. Draai er niet omheen. Soms moet je een promotie of een salarisverhoging afwijzen. Breng het slechte nieuws direct en standvastig. Geef wel ruimte voor reactie en toon medeleven. Zo houd je de regie over het gesprek.
- Zorg voor verdieping. Geef concrete en specifieke feedback en vraag ook naar de visie van je werknemer. Stel vragen en vraag door als er aan de kant van de medewerker niet veel uit komt. Tip: hanteer hiervoor de LSD techniek: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen.
- En last but not least: Focus op sterke punten. Wat we helaas nog regelmatig horen is dat mensen weliswaar positief het eindejaarsgesprek in gaan, maar teleurgesteld en gedemotiveerd weer naar buiten komen. De eerste 5 minuten gaan over de goede resultaten, er zijn echter nog een páár puntjes die beter kunnen. Waar het vervolgens de rest van het uur over gaat. Met als gevolg dat de motivatie van de werknemer tot het nulpunt is gedaald. Waak ervoor dat het alleen maar om verbeterpunten gaat; kijk ook samen naar wat goed gaat, waar de kracht ligt van de medewerker en hoe hij of zij deze het komend jaar nog meer zou kunnen benutten. Focus op sterke punten geeft energie en voedt de motivatie van je medewerker!
Een eindejaarsgesprek voorbereiden als medewerker
Een eindejaarsgesprek/beoordelingsgesprek is meer éénrichtingsverkeer dan een functioneringsgesprek, maar ook dan is een goede voorbereiding van belang voor een effectief gesprek.
Wat kan je doen?
- Neem de agenda door en bereid je voor op de punten die je leidinggevende met je wil bespreken
- Heeft je leidinggevende nog geen agenda doorgestuurd? Trek dan op tijd aan de bel; je leidinggevende is verplicht je ruim van tevoren de agenda door te sturen.
- Bekijk de punten waarop je wordt beoordeeld
- Ga voor jezelf na hoe je vindt dat je scoort op elk onderdeel. Wat gaat goed en op welke onderdelen laat je het liggen? En hoe kwam dit? Door zelfreflectie kun je beter voorbereid reageren op positieve en negatieve feedback die je krijgt.
- Lees de verslagen van voorgaande beoordelings- en functioneringsgesprekken nog eens door
- Bedenk welke verbeteringen je inmiddels hebt doorgevoerd en welke niet – en hoe dat komt
Wij wensen je constructieve en opbouwende eindejaarsgesprekken!
Meer informatie? Of behoefte aan een frisse en objectieve kijk op je talenten?
Neem contact met ons op, wij helpen je graag verder!
